Contabilidade de caixa ou de exercício

Em algum momento, alguém pode perguntar a você se o seu sistema contábil baseia-se em caixa ou em exercício. Se todas as suas vendas são à vista e todas as compras são pagas no ato, então a resposta é: esta é uma contabilidade de caixa. Se, por outro lado, você fornece bens e serviços que são pagos posteriormente ou recebe as mercadorias dos fornecedores e paga por elas em outra data, estamos falando em contabilidade baseada em exercício.

As duas produzem resultados muito diferentes. Se você já tem seu negócio há algum tempo e não utiliza estritamente uma contabilidade de caixa, talvez você possa tentar das duas maneiras. Escolha um mês (ou um trimestre, se você não realiza muitas transações) e registre a entrada e saída de dinheiro durante esse período: pagamentos reais que você recebe e faz. Acrescente as colunas (entrada e saída) e subtraia o valor menor do valor maior. Você acaba de criar uma declaração de lucros e perdas com base em caixa  para o mês (ou trimestre).

Agora, execute os números novamente, mas desta vez liste as quantias de notas fiscais e as vendas à vista (mas não pagamentos sobre NFs) e liste as NFs recebidas dos fornecedores e as compras feitas à vista por você (não liste os pagamentos feitos sobre notas fiscais). Acrescente as colunas e faça o cálculo. Você obterá um resultado diferente. Geralmente os contadores recomendam a contabilidade de exercício para uma visão mais clara de como o negócio está se saindo. Esta é uma das primeiras decisões que você deve tomar ao definir o sistema contábil.