Analisando o sistema adequado ao seu negócio

Veja abaixo as etapas envolvidas nesta análise.

Escolher um ponto inicial 

É necessário definir o ponto inicial para a implantação do sistema contábil. Lembre-se de que você terá que registrar cada transação a partir desta data, portanto, não retroceda muito a menos que seja absolutamente necessário.

Escolher as contas

Pense nelas em termos de ativos e passivos. Os ativos incluem conta corrente e conta poupança, contas a receber (dinheiro devido por clientes), inventário e até mesmo equipamento que possa ser convertido em dinheiro. Os passivos incluem o dinheiro que você deve aos outros (contas a pagar), o saldo do cartão de crédito e quaisquer outros passivos que estejam programados para serem pagos no próximo ano fiscal (isto pode incluir imposto sobre vendas, impostos sobre folha de pagamento, seguro etc).

Reunir informações

• nome legal da empresa;
• número de identificação do funcionário;
• as datas dos seus tributos;
• os tipos de formulários que você usará para os impostos (a ajuda da contabilidade será necessária aqui);
• alíquotas de imposto sobre vendas, se aplicável;
• uma lista dos itens que você venderá (produtos e serviços) incluindo um nome ou número de ID, o preço ou taxa do que está sendo vendido e tributos (impostos sobre vendas);
• a maneira como você deseja controlar as vendas: por item, tipo de item etc (os guias que acompanham o programa contábil são úteis neste ponto);
• o custo do seu inventário e a quantidade disponível (se você optar por controlar o inventário);
• uma lista de clientes, endereços, números de telefone (em inglês) e endereços de e-mail;
• uma lista de fornecedores com nomes, endereços, telefones e endereços de e-mail dos contatos;
• a lista de categorias que serão usadas para controlar as despesas: gás, água, eletricidade, serviços postais e outras despesas específicas do seu tipo de negócio.

Existem outras questões que devem ser enfrentadas com relação à contabilidade: manter o arquivo em ordem, por exemplo. O arquivamento, feito de maneira adequada, será muito útil, pois às vezes pode ser preciso encontrar este ou aquele documento específico e nada mais agradável que encontrar tudo em seu devido lugar. 

Assumir os riscos de abrir um negócio próprio é uma decisão exclusivamente sua, então pense nisso com responsabilidade e encare tudo como um processo criativo. Afinal, você está iniciando um negócio. Quando tudo estiver nos eixos e se encaixando em seus devidos lugares, você poderá sorrir e dizer: "ei, este negócio é meu".