Introdução

Se alguma vez você já passou tempo demais caçando uma fatura no meio de uma pilha de papéis ou pesquisando arquivos em papel, pode ter desejado trabalhar em um escritório sem papel. Você não é o único.

Assim que os computadores começaram a aparecer nas mesas dos escritórios, há mais de 20 anos, a idéia de uma comunicação eletrônica e sem papel também surgiu. Mas apesar de todo o tempo que passou, a maioria dos negócios está longe de funcionar sem papel.

Fotógrafo: Bartosz Ostrowski | Agência: Dreamstime Não deixe que os papéis encham sua mesa. Existem várias maneiras de transformar o lugar em um escritório sem papel.

Os argumentos para se livrar das pilhas de papéis são fortes. Eliminando os papéis nos armários, por exemplo, uma empresa pode criar mais espaço e reduzir os custos de armazenagem fora do local de trabalho. Através da troca eletrônica de informações com fornecedores e clientes, um negócio pode deixar a informação acessível de maneira rápida, e por outro lado, mais particular e segura com o uso de criptografia, senhas e outras medidas de segurança. Para alguns negócios, como aqueles na indústria de assistência médica, que são regulamentados pela Health Insurance Portability and Privacy Act (HIPAA) (Lei da Portabilidade e Privacidade do Seguro de Saúde), ter registros sem papéis pode ser uma exigência regulatória.

Mas o processo para se livrar dos papéis pode ser desencorajador. Existem os custos com novos equipamentos e programas a serem considerados, assim como os custos de converter registros no papel em arquivos eletrônicos. E existem as decisões sobre como e quando fazer a mudança, qual a quantidade de papel a ser convertida, como lidar com o papel que continua a vir de fornecedores e clientes, como convencer os funcionários e treiná-los a usar os novos sistemas e como continuar trabalhando normalmente durante essa mudança.

Adicione a isso tudo o fato de que, não importa o que se faça, uma empresa provavelmente nunca poderá ficar completamente sem papel. Alguns papéis, como documentos assinados e selados e contratos legais, ou registros no papel para auditorias e arquivos para imposto de renda, precisam permanecer na forma original por razões legais ou financeiras ou, particularmente na indústria de serviços financeiros, para apresentar conformidade regulatória.

Ainda assim, muitas empresas irão concordar que ficar sem papel, ou no mínimo com menos papel, compensa o esforço. Neste artigo, vamos dar uma olhada mais de perto em como você pode deixar sua empresa quase sem papel, desde passos possíveis no processo de transição até a tecnologia disponível. Também vamos ver especificamente o gerenciamento de documentos e pensar em como você pode deixar seu escritório em casa sem papel.

Na próxima página, primeiro vamos ver os benefícios que algumas empresas perceberam depois de usar a menor quantidade de papel possível.