Benefícios de um escritório sem papel

Existem muitos benefícios no escritório sem papel, que vão além de simplesmente ter menos papel para lidar. Embora seja improvável ter um escritório completamente sem papel, a comunicação eletrônica e outros sistemas podem eliminar uma boa parte dele. Vamos dar uma olhada mais de perto em como isso beneficiou alguns negócios:

1. custos reduzidos e um acesso mais rápido à informação. A MajesticInvites.com é uma empresa com oito pessoas que projeta convites on-line. Não utilizar papel faz a empresa economizar cerca de US$ 100 mil por ano em impressão, envio, papel e espaço para armazenagem, informa Alina Uzilov, a presidente da empresa. E como os funcionários podem acessar os documentos eletrônicos mais rápido do que se estivessem em papel, eles conseguem quase instataneamente responder às perguntas dos clientes ou fazer mudanças [fonte: Small Business Computing (em inglês)];
2. mais espaço. Quando estava pronto para mudar de escritório depois de deixá-lo sem papel, o corretor de imóveis Ed Branson, da Branson's California Property, percebeu que não tinha nem a metade da quantidade de armários que tinha antes de deixar o escritório sem papel [fonte: Microsoft.com (em inglês)];
3. segurança dos documentos e facilidade para compartilhar informações. A médica obstetra Rose Kung descobriu que guardar e encontrar boletins médicos em papel consumia muito tempo de seu trabalho no Women's College Hospital, em Toronto. Mudar para um sistema de gerenciamento de documentos eletrônicos reduziu o tempo para arquivar e encontrar os boletins e aumentou a segurança das informações sobre os pacientes. A proteção com senhas em níveis diferentes limita o acesso dos funcionários às informações. Kung também pode enviar cópias eletrônicas das fichas dos pacientes para médicos em qualquer parte do mundo [fonte: A&L Computer Software Limited (em inglês)];

   Fotógrafo: Peterfactor | Agência: Dreamstime Muitos consultórios médicos estão mudando para fichas médicas eletrônicas

4. habilidade para lidar com o crescimento da empresa. A Transervice Logistics em Lake Success, N.Y., ajuda empresas a administrar seus sistemas de entrega. Os funcionários de recursos humanos descobriram que tinham mais de 30 mil papéis para controlar e armazenar nas mil fichas de funcionários. Com essas informações armazenadas eletronicamente, o departamento foi capaz de gerenciar mais 500 funcionários (potencialmente mais 15 mil papéis) sem precisar de espaço adicional;

5. acesso em qualquer lugar e prescrições eletrônicas. O South Shore Skin Care Center, próximo de Boston, trocou os boletins médicos em papel por um sistema de fichas médicas eletrônicas. Com essas fichas eletrônicas, os médicos podem ter acesso às informações do paciente de qualquer lugar e a todo momento. Eles também podem enviar prescrições eletrônicas diretamente para as farmácias [fonte: dBusiness News (em inglês)];
6. menos papel é recebido. A Whirlpool Corp. precisa aceitar fax de clientes, caso contrário pode perder vendas. No entanto, a empresa usa um fax eletrônico para interceptar esses fax, transformá-los em documentos eletrônicos e impedir que entrem na empresa em forma de papel [fonte: Computer World (em inglês)];
7. menos papéis temporários. No consultório do dentista Kambiz Moin em Manchester, N.H., não só os registros dos pacientes são eletrônicos, mas também suas chegadas. Um paciente que chega para uma consulta digita seu nome no computador da sala de espera e coloca um dedo sobre um leitor de impressões digitais biométrico. Em seguida, a chegada é enviada para os computadores do consultório, marcada com cores diferentes para mostrar se o paciente chegou adiantado, na hora certa ou atrasado [fonte: Orthodontic Products Online (em inglês)];
8. menos papéis são enviados. O contador Joseph Anthony, em Portland, Oregon, arquiva eletronicamente os impostos de renda de seus clientes, eliminando os arquivos em papel. Em seguida, ele transforma os documentos em PDF, que são entregues aos clientes em um CD regravável. No ano seguinte, o cliente leva o CD para que o imposto de renda de outro ano seja adicionado [fonte: Microsoft.com (em inglês)].

Com um passo de cada vez, deixar o escritório com menos papéis não precisa ser complicado. Vá para a próxima página e encontre alguns passos para iniciar esse processo.