Transição para um escritório sem papel

Se estiver considerando fazer a transição para um escritório sem papel, ou pelo menos para um escritório com menos papel, você pode estar se perguntando por onde começar e do que irá precisar. Muitas empresas oferecem sistemas de gerenciamento de documentos, hardware, programas e serviços de consultoria para aprimorar a comunicação eletrônica durante a eliminação dos papéis. Vamos ver alguns deles neste artigo mais tarde. Por enquanto, vamos explorar o processo [fonte: Wyoming Lawyer (em inglês)].

Fotógrafo: Izaokas Sapiro | Agência: Dreamstime Os fax podem ser enviados eletronicamente para computadores específicos em vez de utilizar cópias em papel

Aqui estão algumas decisões que devem ser levadas em consideração antes de começar a transição para um escritório com menos papéis:

• qual é a quantidade de papéis que você quer converter? Você quer converter os arquivos de papel de até qual época?
• como você irá lidar com os papéis que ainda são enviados por fornecedores, parceiros ou clientes? Ou que não podem ser convertidos, como documentos legais ou relacionados a impostos?
• qual é o preço do novo equipamento ou programa, ou dos dois, e como isso se encaixa em seu orçamento?;
• qual é o processo sugerido para eliminar os papéis e o período de execução?
• como você irá informar os funcionários e deixá-los envolvidos no processo para que aceitem as mudanças que você propõe e não voltem a usar muito papel?
• você irá precisar de ajuda externa? Pode ser a ajuda de um consultor para administrar o processo de transição, um fornecedor de novos equipamentos e programas, uma empresa para calcular os dados reais da transição, um serviço de hospedagem para armazenar os arquivos eletrônicos fora da empresa, especialistas de segurança ou treinadores de funcionários;
• como você irá lidar com a redução de papel com o passar do tempo? Por exemplo, quem fará o trabalho de escanear e arquivar eletronicamente os papéis recebidos?

Com base nas recomendações de especialistas e empresas que passaram pelo processo, aqui estão alguns passos básicos para o processo de transição.

1. Comprometa-se a eliminar os papéis do escritório e convença os funcionários a cooperar, explicando as vantagens para cada um deles individualmente e como um grupo, envolvendo-os no processo;
2. Verifique o hardware de seu computador atual para certirficar-se de que é bom o suficiente para rodar novos aplicativos e armazenar arquivos. Certifique-se de ter um sistema de backup para todos os arquivos que adicionar;
3. Analise o que você precisa e planeja para atingir o objetivo. Pense no que é provável que você precise no futuro com um negócio em crescimento, além de pensar no que é necessário agora. Pense em quais documentos precisam ser acessados com mais freqüência ou rapidez, quais precisam de segurança extra e quais podem ser apagados depois de um determinado tempo;
4. Desenvolva um plano de transição e um cronograma;
5. Comece com apenas um único departamento ou área de seu negócio para que você possa enfrentar qualquer problema antes de expandir;
6. Pesquise as ferramentas disponíveis para lhe ajudar (sistemas de gerenciamento de documentos, fax eletrônico, scanners, sistemas de backup de dados, sistemas de segurança, empresas de conversão de documentos, consultores de processo);
7. Escolha e providencie a compra das ferramentas que planeja usar. Para os programas, leve em consideração se estão de acordo com suas necessidades, a facilidade para usar e implementar, os custos e a integração com os sistemas existentes. E não esqueça dos backups para impedir que os dados eletrônicos sejam perdidos;
8. Desenvolva um pequeno projeto de teste, faça todas as mudanças necessárias e depois inicie a transição em seu primeiro departamento;
9. Desenvolva um plano para o uso constante em toda a empresa. Inclua um plano de armazenagem de documentos para funcionários com orientações específicas;
10. Gradualmente inclua toda a empresa na transição.

A seguir, vamos ver uma parte essencial para qualquer escritório sem papel: o sistema de gerenciamento de documentos.