Soluções para escritórios sem papel

Embora o gerenciamento de documentos seja uma parte importante do escritório sem papel, outras tecnologias podem facilitar a mudança para a comunicação eletrônica. Se o seu objetivo for eliminar o papel, dê uma olhada nessas opções.

Backup de dados - para que um processo para eliminação de papel funcione, uma empresa precisa da segurança de saber que os documentos digitais estão duplicados. Isso pode ser feito através de um backup em hardware, disco rígido ou servidor na própria empresa. No entanto, alguns dados menos usados podem ser simplesmente arquivados ou armazenados dentro ou fora da empresa para manutenção de registro ou no caso de serem necessários em algum momento [fonte: Digital Assets (em inglês)].

Fotógrafo: Akhilesh Sharma | Agência: Dreamstime Os registros eletrônicos permitem que os usuários acessem as informações através de qualquer aparelho, inclusive com os PDAs

As empresas que oferecem serviços de hospedagem de documentos freqüentemente oferecem serviços para arquivamento de dados. Elas também podem oferecer cópias de dados, em que uma cópia exata de seu banco de dados é mantida fora do local de trabalho para que a empresa possa se conectar e usá-la a qualquer momento.

Envio de fax eletrônico - com o fax eletrônico, uma empresa não precisa mais de aparelhos de fax com papel. Os fax que chegam são convertidos em imagens digitais e enviados para caixas de e-mail específicas. De maneira semelhante, os documentos criados em seu computador podem ser enviados para um aparelho de fax via e-mail ou Internet. Enviar fax também é mais seguro porque as cópias em papel podem ser perdidas ou deixadas em um aparelho de fax para que todos as vejam.

Soluções de segurança - embora os documentos eletrônicos ofereçam um nível de segurança maior que os impressos, você pode querer mais que a segurança oferecida como parte de uma solução de gerenciamento de documentos. Para escolher uma opção de segurança, leve em consideração três pontos principais de segurança: ela oferece confidencialidade, com proteção contra entrada não autorizada? Possui a garantia de que os dados dentro do aparelho não podem ser alterados? E ela limita a disponibilidade exigindo autorização antes que o banco de dados seja usado?

À medida que a tecnologia avança, com certeza aparecerão outras soluções para o problema do papel. Uma que está em desenvolvimento é o papel eletrônico da Xerox Corp., que permite que a pessoa faça anotações em visores digitais usando uma caneta especial. As anotações podem ser apagadas ou salvas digitalmente. Uma outra, o papel inteligente da Anoto Group, também permite anotações com uma caneta especial, mas usando uma tinta magnética. As anotações aparecem simultaneamente no papel e na tela de um computador.

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