Organizando um evento de vídeo online

Organizar uma conferência online bem sucedida ou um webinário requer critérios como: certificar-se de que os participantes possuam o mesmo equipamento e o mesmo software que o apresentador. Os participantes precisam ser notificados sobre data e horário exatos.

Antes de começar a conferência online, é bom testar o sistema, a iluminação e a posição do microfone [fonte: AskMen.com]. Você vai precisar de uma placa de rede, uma câmera, um microfone e alto-falantes externos se estiver usando um sistema baseado em computador ou um sistema de computador de mesa.

Fotógrafo: Marcin Bakerzak | Agência: Dreamstime Os apresentadores de conferências devem testar o equipamento antes do evento

Uma das coisas mais importantes para qualquer sistema é o codificador/decodificador (CODEC), que comprime e transmite os sinais de áudio e vídeo aos recipientes. Alguns CODECs são unidades exclusivas e são utilizados em sistemas baseados em estúdio. Placas de vídeo mais baratas são conectadas em seu computador. Os mais experientes recomendam que um especialista faça a instalação [fonte: AskMen.com].

Softwares que melhoram a transmissão, como o SightSpeed e o Access Grid, aumentarão a qualidade de imagem descartando informações insignificantes.

Se você tem o controle sobre o equipamento e os tipos de rede em ambos os lados da conexão, a conferência online deve ser fácil. Se existirem sites de rede ou provedores de serviço diferentes, pode ser necessário trabalhar com um provedor de conferência online como o Premiere Global ou o WebEx, que oferecem pontes de rede para traduzir as chamadas via ISDN e IP [fonte: WireOne].

Uma unidade de controle multiponto ou multipoint control unit (MCU) será necessária para combinar as chamadas vindas de locais diferentes em uma única conferência.

Algumas dicas para obter sucesso na condução de um evento online incluem:

• instalar um monitor extra para que os participantes possam se ver
• usar o botão de mudo quando não estiver falando para evitar eco
• rediscar ou ligar novamente o sistema para ajustar a qualidade da conferência
• ter bateriais extras disponíveis

Quando falar com os outros durante uma conferência online, sempre olhe para a câmera e fale claramente e vagarosamente. Antes de responder a um comentário, faça uma pequena pausa e limite qualquer movimento no fundo [fonte: AskMen.com].

Para a conferência, vista-se cuidadosamente, usando roupas apropriadas para o evento. Quando for vender uma idéia, os mais experientes recomendam inclinar-se em direção da câmera. Sente-se ereto e parado na cadeira da conferência - não relaxe ou fique se movendo na cadeira.

Se você fica nervoso ao pensar que vai aparecer na tela, os experientes dizem que é uma boa idéia praticar com um amigo ou um colega, ou fazer um vídeo em casa e revisá-lo [fonte: CareerJournal.com].

Segurança é um fator importante para os eventos online. Finanças, saúde e outras informações sensíveis serão compartilhadas pela Internet, e medidas de segurança são importantes.

A informação é guardada temporariamente em um servidor de Internet compartilhado, enquanto uma conferência online está acontecendo. Para proteger essa informação, é vital usar uma camada de conexão segura ou Secure Socket Layer (SSL). As SSLs criptografam a informação para que ela não seja reconhecida por ninguém além da audiência interessada, movendo essa informação alternadamente do computador do apresentador para os computadores dos participantes.

Muitas empresas de software, como a WebEx, a Cisco e a Premiere Global oferecem opções de segurança para os usuários. No site, os gerentes podem fornecer senhas e nomes de usuário para os convidados a fim de garantir a segurança.

Na próxima página, vamos falar sobre a conexão em videoconferências.