O grande livro

Logo depois de sua inscrição ser enviada e processada, você vai receber seu pacote/pasta/folder de informações e talvez até se sinta meio sobrecarregado pelo volume de informações que vai ter que enfrentar. Estarão incluídos formulários para tudo que diz respeito ao estande, desde aluguel a limpeza e decoração de propaganda a oportunidades de promoção. Pegue um de cada vez e assinale todos os prazos finais. Algumas exposições vão lhe fornecer um checklist e agenda de prazos finais. Senão, aqui vai um conselho: faça o seu. Além disso, verifique se realmente precisa de todos os serviços oferecidos por eles. Provavelmente, você só vai precisar de uma limpeza em seu estande depois da montagem no primeiro dia. Você pode querer comprar e remeter algumas outras coisas que alugar, tais como latas de lixo e fios de extensão. Esses itens podem facilmente ser empacotados com outros itens do estande e assim, você economiza tempo e dinheiro.

O que acontece se você perder um prazo?
É impressionante como os prazos finais podem nos assustar. Perder um prazo final não é sempre uma catástrofe. Você vai ter que pagar mais caro por um serviço pedido mais tarde e, ainda mais, se decidir que precisa dele uma vez que estiver na exposição. Muitas vezes, há descontos oferecidos para inscrições antecipadas e para uma série de itens usados na exposição. Então, assinale todos os prazos para que você não perca os descontos.  Verifique os requerimentos com antecedência para estar preparado.

Equipe do estande
Parte da papelada que você vai preencher no "grande livro" refere-se ao número e nome dos membros da equipe enviada para a feira. Como você já trabalhou com o esquema fornecido acima, agora já sabe quantos precisa mandar. O problema agora é decidir quem. Essa é uma das partes mais complicadas do gerenciamento das atividades de uma feira. Dependendo do local onde ela será realizada, você vai ter pessoas implorando para serem mandadas ou não.

Então, como escolher quais representantes de venda devem ser mandados? A primeira coisa a se pensar é quem dentre eles lida melhor com o público e quem tem mais conhecimento sobre a empresa. Se essas duas qualidades coincidem na mesma pessoa, problema resolvido. Se não e se sua equipe de vendas é dividida em especialistas em produtos, pode ser de bom senso mandar alguém que tenha mais conhecimento geral sobre a empresa (a menos que se trate de uma exposição especializada). Colocar pessoal técnico em seu estande nem sempre é a solução, porque os técnicos freqüentemente não têm habilidades de relacionamento com pessoas. Se os seus têm, você tem sorte.

Empacotando e remetendo
Você já mandou todos os formulários, tudo está pronto e pago, então agora só é preciso empacotar tudo e enviar. Sua papelada da exposição deve ter explicitado as instruções de como e quando seu estande deve chegar. Reveja tudo. Se seu estande chegar muito cedo, talvez você vá ter que pagar estadia e transporte. Se chegar atrasado, bem... você não vai querer que isso aconteça. Verifique se você sabe quais os requerimentos de sua transportadora, bem como do centro de convenções. Além disso, cheque se tudo está sendo enviado junto, na mesma remessa. O seu custo de frete (o que o centro de convenções cobra para pegar seu equipamento do depósito e levar até o espaço da exposição) será menor. Se você puder manter todas as coisas juntas, você será cobrado apenas uma vez, com base no peso da mercadoria transportada. Assim, lembre-se de remeter os itens de última hora para o hotel onde sua equipe estará hospedada ao invés de para o local de exposições.

Kit de ferramentas para a exposição profissional
Outro item que vai ajudar sua equipe de estande é um Kit de ferramentas para a exposição profissional. Esse kit inclui todos aqueles itens que você nunca se lembra, mas que são sempre necessários. Por exemplo: fita adesiva, tesouras, Band-Aid, aspirina, fios de extensão extras, lâmpadas extras, cartões de visitas dos diversos membros da equipe, canetas, papel, marcadores de texto, grampeador e removedor de grampos, etiquetas preenchidas com endereço de remetente, formulários extras para informações de contatos futuros, câmera fotográfica descartável... Há uma infinidade de coisas que sua equipe pode precisar, mas nem sempre há espaço hábil para incluir tudo. Escolha os itens mais importantes e verifique se esse suprimento está sempre sendo reposto e empacotado com o estande. Sua equipe vai agradecer por isso.

Material escrito, brindes, etc.
O número de brochuras, brindes e outros itens a serem levados depende de quantas pessoas você espera encontrar. Mais uma vez, você pode consultar a fórmula apresentada acima. Se você espera encontrar 12 visitantes por hora, então, estime quanta literatura precisa levar com base nesse número. Tenha em mente que mais ou menos 90% de todo material escrito entregue nunca chega aos escritórios dos visitantes. Dependendo da qualidade e da despesa com o material, talvez seja melhor treinar sua equipe a oferecer a possibilidade de enviá-lo pelo correio. Muitas vezes, os próprios visitantes não querem colocar na bagagem o seu precioso material de marketing, carregando-o durante toda a exposição e vão jogá-lo fora na primeira oportunidade. Às vezes, eles mesmos pedem que as informações sejam enviadas na semana seguinte.

De exposição em exposição
Muitas feiras são agendadas em períodos curtos de uma para outra e você pode ter alguns problemas com as datas. Normalmente, a melhor coisa é tirar vantagem dos serviços de estocagem e ter seu estande e equipamentos enviados diretamente de uma exposição para a próxima, para serem guardados até a data correta. Verifique se sua equipe da primeira feira alistou tudo que precisa ser reposto, como material escrito, doces, brindes, etc., de forma que você possa empacotar e enviar tudo para a segunda exposição. Se não for muito volumoso, talvez a própria equipe possa levar quando viajar, o que significa economia em taxas de frete. As coisas também podem ser enviadas ao hotel onde vão ficar.