Organizando sua equipe

Agora que todos estão treinados e prontos, você precisa organizá-los. Primeiramente, é necessário encarregar um capitão para ser o responsável por gerenciar os outros membros da equipe. Mesmo que você esteja indo para uma exposição pequena e enviando apenas dois membros da equipe, ainda assim é de bom senso fazer isso para que saibam quem é responsável por cada coisa.

Parte do trabalho do capitão será a organização do revezamento no estande e períodos de descanso. Sempre há outras atividades durante a feira como encontros de vendedores, lanches com clientes, seções de treinamento, etc., que os membros da equipe têm autorização para participar. O capitão precisa rever a programação da feira e estabelecer uma agenda apropriada para a equipe do estande com base nas horas de apresentação e dos eventos coincidentes. Uma vez que todos tenham chegado, o capitão também vai fazer uma reunião pré-exposição para repassar os objetivos da feira, estratégias, apresentações especiais do estande, etc. e para responder qualquer pergunta de última hora da equipe. Também é boa idéia marcar um encontro toda manhã, antes da exposição começar, para conversar sobre as experiências e problemas do dia anterior.

Você também pode precisar encarregar alguém do trabalho de gerenciar as fichas de contatos na feira. Essa pessoa vai assegurar que cartas de acompanhamento estão sendo escritas, pacotes com informações embalados e preparados para envio pelo correio e que formulários de contato estão sendo preenchidos correta e completamente, inclusive indicando um código de prioridade predeterminado em seu próprio sistema. Você vai descobrir que o sistema de gerenciamento dessas fichas de contato funciona muito melhor e você tem uma porcentagem mais alta de fechamentos se você deixar uma pessoa encarregada por isso.

Dicas adicionais
Eis algumas dicas adicionais que você e sua equipe de estande devem ter em mente enquanto estão na exposição:

• não comam no estande;
• não conversem ao telefone no estande;
• tomem cuidado com a linguagem corporal. Não fiquem parados com os braços cruzados. Não é uma posição convidativa;
• lembrem de usar um produto para perfumar o hálito;
• façam pausas de mais ou menos cinco minutos por hora;
• usem sapatos confortáveis;
• vistam-se de acordo com sua indústria e mercado;
• não conversem demoradamente com outros membros da equipe enquanto interessados estiverem entrando no estande;
• não fiquem sentados enquanto há interessados no salão de exposição;
• saiam para cumprimentar os interessados no corredor;
• tenham sempre uma caneta e um formulário de contatos à mão em todos os momentos.

Muito bem, sua equipe está preparada e pronta para a guerra. Agora saia e vá ganhar dinheiro. A seguir, vamos ajudá-lo a configurar um sistema para que você obtenha o máximo de seus formulários de contato da exposição.