Rastreamento das fichas de contato

Você sabia que 79% de todos os contatos não são seguidos nunca? Se você já foi a uma feira de negócios e pediu informação a vários vendedores, então já experimentou pessoalmente muito desse índice de respostas (ou falta de resposta). Você já fez um esforço para ir atrás da companhia e pedir informações novamente? Não, provavelmente não.

Então, agora você está encarregado do processo de gerenciamento das informações de contatos para sua empresa. Você sabe que não quer que esse nível tão baixo de repostas seja o caso de sua empresa. Como configurar um sistema que assegure um acompanhamento adequado e, em última análise, um fechamento de vendas sem sobretaxar seus recursos e mandar material para as pessoas que realmente não o querem receber? Você sabe que muitas pessoas jogam cartões de visitas no aquário de seu estande. Então, eles querem entrar no sorteio de seu PAD , mas não têm nenhum interesse em seu produto. O aquário pode ser um bom depósito para os cartões de visitas das pessoas, mas elas não se qualificam como interessadas e não garantem se tornarem clientes fiéis. O dilema que você está enfrentando é como determinar quem está interessado de fato, quando tudo o que você tem é uma pilha de cartões de visita.

Há alguns passos que você pode dar para tornar o processo de gerenciamento das fichas de contato um pouco mais fácil, bem como outros esforços de acompanhamento e sua feira mais proveitosa.

Primeiramente, encarregue uma pessoa de cuidar do sistema de acompanhamento das fichas dos contatos da empresa, de forma que você não tenha tantos formulários com pedidos de informação. Se você acompanhou a seção anterior sobre o treinamento da equipe, já deve ter encarregado alguém de gerenciar informações de contatos de uma exposição específica. Essa pessoa precisa trabalhar bem próxima a seu gerente de contatos.

O gerente das fichas de contato deve ser responsável por:

• escrever/editar as cartas de resposta aos pedidos de informação;
• determinar o conteúdo dos pacotes de resposta;
• verificar se os pacotes estão sendo enviados em tempo: não um mês, mas uma semana após a exposição;
• distribuir as fichas de contato entre os representantes de vendas. Se seu orçamento permite, gerenciar o processo de qualificação e depois, a distribuição dos contatos classificados para os representantes de vendas;
• desenvolver uma ficha de contatos para recolher as exatas informações que sua empresa precisa. Ou ainda, rever os sistemas eletrônicos que as exposições têm sobre arrecadação de contatos, que geralmente ficam disponíveis para alugar;
• elaborar um fluxograma de tempo para o seguimento dos contatos uma vez que cheguem em seus locais, de forma que você possa receber um retorno do investimento na exposição.

Escrevendo cartas-resposta aos contatos
Escrever cartas-resposta é, normalmente, o processo menos penoso do que cartas de resposta direta pelo correio ou outra forma de comunicação. No caso de cartas-resposta, você sabe quais pessoas demonstraram interesse em seu produto ou serviço e agora só precisa se certificar de que respondeu a todas as perguntas, despertando nelas o interesse por sua oferta. Algumas dicas rápidas: faça uma carta curta, use a primeira pessoa, verbos na voz ativa e apelos pessoais atraentes.