A ficha de contato

Para resolver uma das queixas dos representantes de venda sobre informações incompletas, você pode desenvolver uma ficha de informações de contato que tenha espaços para todas as informações que seus representantes precisam a fim de agendar seus telefonemas. Essas fichas podem ser de bolso, o que funciona melhor do que em formato grande. Um ponto crítico a ser acrescentado nos dados é o código de prioridade do contato. Faça uma classificação simples, com níveis de 3 a 5, para especificar o grau de interesse real que o contato apresentou. Certifique-se que sua equipe compreende bem e usa esse sistema de classificação quando conversa com os visitantes na feira.

Se você está planejando alugar um dos sistemas eletrônicos de armazenagem de dados das fichas de informações dos visitantes, pague o custo adicional para personalizarem os dados que podem coletar. Todos esses sistemas têm pequenas diferenças entre si, então, estude a literatura bem e procure verificar se pode gravar informações o mais específicas possível. Se não puder personalizar o serviço, pode não ter sentido alugar todo o sistema e sim, simplesmente, usar sua própria ficha para contato.

Rastreando os fluxogramas
Antes que você perceba, os possíveis clientes "quentes" esfriarão, e os "mornos" não terão recuperação. Portanto, é conveniente você se mexer rapidamente com seu processo de rastreamento das fichas de contato. Tenha pronta uma agenda para fazer o acompanhamento dos contatos. Isso significa:

• enviar os pacotes de resposta dentro de cinco dias depois de terminada a feira;
• reservar de dois a cinco dias para a classificação dos contatos (se você tem essa opção);
• não permitir que passem mais do que duas semanas sem que os contatos telefônicos sejam feitos por seus representantes de vendas;
• obter um relatório inicial das prováveis vendas;
• fechar as vendas;
• obter o relatório final das vendas fechadas para o relatório da exposição.

O período de tempo necessário para cada produto ou serviço pode variar, mas temos aqui uma visão geral:

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