Gerenciando a agenda e materiais da exposição

Normalmente, a parte mais entediante de qualquer trabalho é a papelada. Então, se você está envolvido com o gerenciamento de um feira para sua empresa, prepare-se. Há formulários de todo tipo a serem preenchidos, muito além do que você imagina.

Então, por onde começar? Em primeiro lugar, entre em contato com o organizador das exposições onde planejou ir e peça o formulário de inscrição para expositor. Você deve fazer isso assim que souber que vai à feira, porque muitos organizadores pedem que a papelada retorne e que os depósitos sejam feitos com alguns meses de antecedência. Além disso, alguns escolhem a localização de seu estande pelo fato de ser sua primeira vez ou se você já é um freqüentador antigo. Outros organizadores obedecem a uma escala de ordem de chegada. Porém, se alguma empresa é mais antiga, tem prioridade e você vai receber o espaço imediatamente ao lado.

O formulário de inscrição do expositor
Preencha os formulários da forma mais completa e cuidadosa possível. Normalmente, é no formulário de inscrição que você vai ter a oportunidade de escolher a importante localização do estande. Caso isso não ocorra, estará no pacote para o expositor, que veremos a seguir. Normalmente, você escolhe pelo menos três locais em ordem de preferência e lista todos os competidores que não quer ter por perto. Quando escolher o local, pense sobre a corrente de tráfego no salão de exposições. Escolha áreas da frente, perto da área de alimentação, perto dos banheiros, áreas de lazer, etc. Toda área onde há mais circulação de pessoas. Tente também uma esquina porque lhe dá dupla visibilidade. Normalmente é mais cara, mas vale a pena. Você também terá mais tráfego em seu estande.

A essa altura, você precisa saber de quanto espaço precisa em seu estande. Se for uma feira grande e você estiver esperando bastante tráfego, então provavelmente vai querer o maior espaço que possa pagar. Felizmente, há uma fórmula que ajuda a determinar o espaço necessário, bem como o número de pessoas da equipe a ser enviada. É o seguinte:

Estudos realizados pela CEIR (Center for Exhibition Industry Research) demonstraram que, em média, 16% a 20% dos visitantes de exposições têm interesse especial por seus produtos/serviços. Portanto, multiplique o número de visitantes por 16 para chegar ao número de seus "visitantes altamente interessados". Pegue esse número e multiplique por 53, para feiras verticais ou por 37, para feiras horizontais. Você vai obter sua "audiência em potencial". Divida esse número pelo total de horas de exposição e você chega ao número de "visitas por hora". Divida as visitas por hora pelo número de apresentações que sua equipe de estande é capaz de fazer por hora e você chega ao número de pessoas necessárias em sua equipe. Multiplique o número da equipe por 4,6 m² e você terá a quantia de espaço livre necessário. Some o espaço utilizado por seu expositor e produtos e terá o número do espaço total necessário.
[Fonte: Skyline Displays]

Ou então, você pode assumir que desde que tem somente um estande de três metros, precisa de um espaço de três metros X seis metros. Sua equipe precisa ter duas ou quatro pessoas. Mas a fórmula está aí, se você precisar.