Material de escritório

O material de escritório de seu negócio consiste em papéis timbrados e matéria-prima associada não impressa para páginas adicionais, etiquetas para correspondência e envios, blocos de anotações, cartões de visita e muito mais. Cada um destes documentos deve ser projetado com um layout consistente, ou seja, eles devem ter a mesma "aparência".

Em suas diretrizes, mostre exemplos de cada um deles e determine padrões para como eles devem e não devem ser usados. Por exemplo, você pode querer limitar o uso de seu papel timbrado para correspondência sem relação com os negócios, ou pode querer mostrar exatamente como as cartas ou relatórios devem ser formatados. (Falamos sobre determinar modelos de padrão e documentos abaixo.)

Você deve informar como cada item impresso deve ser usado. Por exemplo, se você tem um bloco de anotação da empresa, você pode querer descrever o tipo de coisas para as quais deve ser usado, tal como convites, notas de agradecimentos ou outros tipos de comunicações com os clientes.

Criando modelos
A criação de modelos de documento para coisas como cartas, memorandos, relatórios, propostas e apresentações, pode garantir um nível mais alto de consistência para tudo o que sai do seu escritório e chega ao cliente. Um modelo é simplesmente um arquivo em branco formatado que tem estilos fixos que podem ser usados para cada seção do documento. Para os relatórios ou propostas que têm muitas seções similares, introduções padrão ou áreas que não mudam, você pode criar um tipo de documento padrão que tenha estes elementos já inseridos corretamente.

Estes documentos devem ser salvos como "modelos" em "salvar" "opções" em seu software. Salvando-os como modelos ao invés de apenas como documentos comuns, você protege o documento original. Quando você abre um modelo obtém um novo documento sem título que é baseado no original. É muito fácil esquecer e renomear um novo documento ou escrever sobre o original se você não estiver usando um modelo!

Mestres eletrônicos formatados
Outros itens padrão impressos incluem as folhas de exemplos de fax, memorandos e formulários do escritório. Estes documentos podem ser configurados tanto no Word ou convertidos em arquivos PDF (Formato de Documento Portátil do Adobe) que continuam a manter a exata formatação que você definiu. Os documentos PDF não podem ser alterados sem o software Adobe Acrobat, mas podem ser lidos e impressos com o software Acrobat Reader gratuito. Este software pode ser baixado do site da Web da Adobe (em inglês). Se você não tem um Adobre Acrobat para criar estes documentos, verifique com seu fabricante de software ou com a Adobe sobre exportar os documentos de seu programa existente para o formato PDF. Isto pode ser tão simples quanto salvar o arquivo como "PDF" ou selecionar uma opção PDF sob o comando "imprimir".

Crie uma biblioteca de documentos
É sempre útil ter um diretório estabelecido em sua rede ou intranet (se você tiver uma), ou simplesmente um disquete ou CD-ROM contendo arquivos eletrônicos, mestres formatados e modelos de documentos para ser usados por você e seus funcionários. Se você tem uma página na Internet, você pode ter uma página sem link ou "oculta" que contém os links para o download destes documentos. Configurando desta forma, você pode facilmente manter os documentos atualizados quando atualizar sua página na Internet. Para evitar que os visitantes entrem na página, você pode determinar uma senha para proteger a página. Seu webmaster pode fazer isso facilmente.

Independentemente de como você distribui estes documentos, é importante ter certeza de tê-los configurado corretamente e que você e seus funcionários saibam como usá-los. Portanto, dentro dessa biblioteca é bom ter arquivos explicando "Como usar os arquivos eletrônicos do logotipo", "Como usar os modelos de documentos" e "Como usar os documentos mestre". Você pode até mesmo ter uma cópia de suas Diretrizes de Identidade disponível para download.

Há também a opção de colocar as diretrizes escritas diretamente em sua página na Internet com links para baixar os documentos, modelos e logotipos.