Voz e estilo

Outro aspecto da imagem geralmente esquecido, mas ainda assim importante, é o estilo e voz de seu material escrito, correspondência e anúncios. Sua empresa quer transmitir uma imagem de vanguarda, humorística ou uma imagem austera, séria e talvez mais profissional? As escolhas de palavras e a sintaxe de seus documentos escritos e até mesmo o estilo lingüístico das questões específicas da indústria ou do mercado podem precisar ser examinados e padronizados.

Você tem funcionários realizando seminários de treinamento que usam diferentes palavras para termos específicos da indústria? Isto é algo que você precisa corrigir. Use o seu bom senso e consiga os detalhes de que precisa. Isto faz diferença a longo prazo na maneira como seus clientes percebem a coesão de seus negócios, por sua vez,  pode influenciar como eles percebem a qualidade geral do seu negócio.

O que é voz?
A voz é o tom com que suas declarações escritas são retransmitidas ao leitor. É o sentimento e geralmente o impacto emocional que a escolha de palavras e estilo lingüístico evocam. Pode ser coloquial, formal, informal, familiar, e pode se encaixar em vários níveis. A entonação que você usa é importante, bem como a estrutura das orações. Pense sobre a diferença entre uma notícia escrita e uma história editorial. É claro que o propósito da história editorial é transmitir a opinião do autor, mas há uma nítida diferença até quando se compara as descrições das informações básicas da história antes da consideração das opiniões.

A voz de seu negócio deve seguir uma voz formal, institucional, que siga estritamente os fato e deixe de lado qualquer emoção ou personalidade? Ou, ela deve seguir padrões mais informais como em conversas e discursos espontâneos? A decisão vai ficar, mais uma vez, por conta do tipo de negócio, seu nível de relacionamento com seus clientes e os tipos de materiais escritos que você produz. Você é um consultor? Se sim, você pode ter mais do que uma relação pessoal com alguns de seus clientes. Isto pode levar você a decidir que um tom mais coloquial é necessário em seus materiais escritos. Você escreve livros "Como Fazer?". Então definitivamente deve usar um tom mais coloquial. Você não quer que seus leitores tenham que traduzir o que está dizendo para a linguagem informal. Facilite as coisas para eles.

É claro que muitos negócios não podem funcionar assim porque o uso de tons mais coloquiais pode levá-los a deixar de fora alguns detalhes que possibilitam deixá-los vulneráveis. Por exemplo, a indústria legal deve se certificar de que as declarações escritas abordem todos os aspectos básicos e não deixem nada que possa gerar uma interpretação potencialmente incorreta.

Procure responder a estas questões quando determinar a voz mais eficaz para o seu tipo de negócio. Então descreva claramente a voz e o tom que você espera. Dê exemplos e ofereça um ponto de apoio, como um porta-voz da empresa ou um gerente de comunicações.

Guias de estilo
Não esqueça dos detalhes de estilo:

• como o nome de sua empresa é escrito. Você usa "Inc." depois do nome de sua empresa, coloca pontos depois das iniciais, utiliza a letra "e" ou usa um &? Isto também se aplica a outras frases específicas da indústria ou do mercado;
• opções de como soletrar as palavras que você geralmente usa;
• títulos e designações de funcionários e gerentes;
• uso de marcas registradas e seus símbolos.

Defina um guia que trate de cada uma destas questões de estilo e declare suas exigências claramente.

Depois de definir seu estilo de escrita e de voz, certifique-se de que eles sejam incorporados em todos os materiais escritos, incluindo:

• todas as comunicações de marketing;
• sua página na Internet;
• seus boletins informativos;
• todas as propostas, cartas e relatórios;
• e-mail;
• informativos de relações públicas;
• manuais, livros e guias de usuário publicados.