Normalmente, o órgão responsável pela compra é quem prepara toda a licitação. Alguns órgãos públicos têm departamentos de compras. Outros têm funcionários responsáveis.
Há também órgãos que usam a estrutura de outros departamentos mais familiarizados com o trâmite da licitação. Outra forma existente é quando os órgãos públicos criam a chamada Comissão Permanente de Licitação. Essa comissão é formada, normalmente, por um presidente e dois outros funcionários. Dependendo da licitação, um corpo técnico, chamado de “equipe de apoio”, é incluído na comissão para que os detalhes técnicos sejam discutidos por especialistas.