Gerência de estoque e cadeia de fornecimento

Se você fabrica um produto, considere que 70 a 80% dos custos de fabricação costumam referir-se à matéria-prima usada nele. Você pode reduzir consideravelmente os custos concentrando-se na cadeia de fornecimento. Nesta sessão daremos uma olhada na estratégias para gerenciar vários tipos de fornecimento e dar dicas para conseguir os melhores preços possíveis.

Vamos começar avaliando como a cadeia de fornecimento funciona. Ela é a relação entre você e quem fornece os produtos, materiais e serviços. A cadeia inclui as relações por todo o ciclo de produção, ou seja, matérias-primas e seus distribuidores, fabricantes, distribuidores dos produtos, varejistas e finalmente o cliente. Independentemente do ponto em que seu negócio entra na cadeia, você tem assuntos para tratar com o fornecimento.

Compra básica
Fazer compras para o seu negócio pode incluir material de escritório, de produção, de utilidades e serviços de especialistas. Geralmente, os processos para compra são:

1. especificar a informação relacionada ao produto necessitado;
2. determinar o fornecedor: listas de fornecedores devem ser mantidas para que se possa comparar os preços. Devem ser feitas especificações de preços para pedidos grandes, mas geralmente não são necessárias para os pequenos;
3. negociar os preços;
4. compra de estoque;
5. entrega e inspeção dos estoques.

Você pode reduzir seus custos através de compras em grandes quantidades (presumindo que você tem espaço pronto disponível), agrupadas em pacotes de produtos (muitas vezes disponíveis com preço reduzido, mas cuidado para não ser muito dependente de um fornecedor), juntando-se a outros negócios e comprando os itens em grande quantidade (também chamado de compra coletiva), Just-in-Time  ("Bem na hora"), que são pedidos com tempo determinado para que cheguem antes que você fique sem o material. Isso poupa espaço para armazenamento e capital amarrado.

Just-in-Time (JIT)
Vamos falar mais sobre o JIT. Esse método de compra é parte da iniciativa de qualidade total. Está se tornando cada vez mais popular, principalmente por causa de softwares que permitem um detalhamento mais preciso dos fluxos do processo e determinação dos materiais necessários. Os benefícios do JIT são óbvios. Seu pedido entra quando você precisa, então os armazenamentos de longo período não são necessários (economia de espaço, energia e transporte). Seu dinheiro não fica amarrado em um estoque que tem chance de não ser usado por causa de futuras mudanças. Assuntos sobre a qualidade dos materiais são mais importantes e tratados mais de imediato do que os de estoque.

Uma coisa que tem de ser lembrada é que seus fornecedores também devem trabalhar com esse sistema. Se eles não podem garantir a entrega na data indicada, seu sistema não funcionará. Certifique-se de ter um acordo por escrito em relação às necessidades da entrega. Em troca, seu fornecedor pode ser pago mais rápido e seu fluxo de caixa também será beneficiado.

MRP: Planejamento de Recursos de Fabricação (Manufacturing Resource Planning)
O planejamento de recursos de fabricação (MRP) pode ajudar a planejar e determinar os materiais necessários e o cronograma para novos processos de fabricação. Como resultado, você poderá prever datas de entrega, reagir a mudanças e ter um controle melhor de várias fases da produção. Veja a seção de links deste artigo para saber sobre os softwares e serviços relacionados ao MRP.

Estratégias da cadeia de fornecimento
Se seu negócio depende das receitas geradas pelos produtos, então você deveria organizar os estoques e os serviços em grupos, que poderão ajudá-lo a determinar estratégias para conseguir os melhores acordos e a fazer mais dinheiro.

Os estoques (ou mercadorias) que você compra se encaixam em quatro categorias, dependendo da disponibilidade, preço e qualidade. O primeiro grupo são os produtos alavancados. Esses estão disponíveis de imediato, em estoques grandes, que você pode conseguir com vários fornecedores. Esse grupo pode fazê-lo poupar bastante dinheiro se você negociar de maneira eficiente. Isso significa:

• conseguir uma oferta competitiva;
• requerer serviços de valor agregado como controle de estoque ou armazenamento;
• quebrar os custos do transporte;
• compras coletivas (mencionadas acima).

Outro grupo são os produtos de rotina. Essas são as coisas que você usa todos os dias mas não presta muita atenção. Elas são baratas e podem ser compradas em muitos lugares, por qualquer um. Esse é o tipo de produto que você quer conseguir pelo preço mais baixo possível, pois não têm um grande impacto nos negócios. Para conseguir os melhores acordos para esse tipo de mercadoria:

• consiga uma concorrência coletiva e faça acordos de longo prazo com o melhor fornecedor;
• simplifique o processo do pedido para demorar o mínimo possível;
• peça serviços de valor agregado como mencionado acima.

O próximo grupo é o de produtos estratégicos. Isso inclui estoques e materiais que possuem um grande impacto no seu sucesso e lucro. Eles são mais complexos, não estão disponíveis com tantas fontes e geralmente são itens caros. As estratégias para manter seu estoque com o preço e o tempo correto abrangem:

• estabelecer boas relações e acordos de longo prazo com seus melhores fornecedores;
• considerar juntar as possibilidades para o desenvolvimento de um novo produto e para atribuição de uma marca;
• informar-se sobre os mesmos serviços de valor agregado que você consegue com seus fornecedores de produtos alavancados, como controle de estoque, links de sistema ou representação no local (se o volume for grande o suficiente);
• sempre ter um fornecedor reserva.

O último grupo são os produtos de gargalo. Esses itens têm especificações complicadas, quase sempre necessitando de processos especiais de fabricação. É raro ter produtos alternativos para substituir as mercadorias de gargalo. Por isso, elas podem ter um grande impacto nos negócios como um todo se você não conseguir o estoque que precisa. A melhor estratégia com esse tipo de mercadoria é tentar projetar a necessidade fora do processo. Suas próximas melhores opções são:

• encontrar um fornecedor que queira uma participação na posse do negócio;
• estabelecer acordos de longo prazo com os fornecedores preferidos;
• trocar tecnologia ou conhecimento com o fornecedor para criar a relação de que você precisa.

Negociando o melhor acordo
Nem todas as negociações são centradas no preço. Surpreso? Afinal, não é isso que é importante? Sim e não. O preço é importante, mas a qualidade também, bem como o tempo de entrega, assuntos de serviços e manutenção, tempo de resposta ao pedido etc. Existem muitas coisas para se trazer para a mesa de negociação. Mesmo que o preço não seja o que se está discutindo, o resultado final das negociações deve diminuir os custos, quase sempre significativos.

Aqui estão alguns pontos de vista que você pode não ter levado em conta quando negociava com os fornecedores:

• condições de pagamento - em troca de um prazo de pagamento mais curto, peça por melhor tempo de entrega ou outros serviços relacionados ao estoque.
• garantia - a garantia dos produtos que compra pode ser consideravelmente negociada. Você pode receber (e pagar) mais garantia do que precisa. Observe isso e veja se consegue reduzir o custo por item;
• reduções do custo do tempo - se você não conseguir o preço que quer na mesma hora, mas precisa do produto assim mesmo, tente fazer com que o fornecedor concorde em reduzi-lo em compras futuras por uma porcentagem determinada de custo de cada item. Isso seria baseado no aumento presumido da quantidade de que você irá precisar e pode significar economias consideráveis.

É evidente que o sucesso do seu negócio e o valor passado para os clientes são afetados imensamente pela sua cadeia de fornecimento. Se gastar tempo acertando algumas estratégias e negociando os melhores acordos, você pode manter o momento de aperfeiçoamento contínuo.

Agora, vamos partir para a parte menos óbvia do trabalho de um gerente de operações.