Questões sobre as instalações

O espaço e suas condições
O prédio ou instalação onde o seu negócio opera traz muitas questões que devem ser examinadas do ponto de vista das operações. O espaço deve ser inspecionado pelos operários para determinar se serve de maneira eficiente para as necessidades de produção, quer o produto seja algo físico ou um serviço. A discussão dos processos e suas melhorias se aplicam a todos os tipos de negócios. Eis algumas questões sobre espaço que as operações devem examinar:

• o local supre as necessidades do negócio do ponto de vista do estoque?
• o espaço possui instalações adequadas de armazenamento e de plataforma de carga? Essas áreas proporcionam desperdício de tempo no transporte?
• o espaço é adequado para expansões futuras ou mudanças nos fluxos de trabalho? Se você está propenso a seguir a área de telecomunicações, isso é um tópico importante;
• existem assuntos de segurança e saúde inerentes a seu processo que não podem ser tratados nesse espaço?
• considerando o processo atual do seu negócio, o espaço suporta esse processo de maneira eficiente?

As operações também deveriam ter uma participação nos termos de aluguel. Planos de longo prazo, mudanças nas técnicas ou processos de produção devem ser considerados antes de assinar a linha pontilhada. Acesse nosso artigo sobre espaço de escritório (em inglês) para obter mais informações sobre as instalações.

Recursos humanos
Do ponto de vista dos recursos humanos, o gerente de operações também deve ajudar na determinação do nível apropriado dos funcionários nos diversos processos do negócio. Por exemplo, a carga de trabalho do pessoal administrativo deveria ser analisada antes de se contratar um assistente para cada executivo. As análises do processo, como descritas na segunda seção desse artigo, também são necessárias para determinar o número mínimo de empregados para dar conta do processo. A organização do negócio é uma função onde o gerente de operações pode oferecer critérios e assistência.

Além de calcular o número de colaboradores, você também deve estar envolvido com as questões de proteção e nível de produção dos funcionários.

Segurança e saúde
Como os funcionários são o maior bem da companhia, é essencial mantê-los seguros, saudáveis e trabalhando. O desenvolvimento de programas eficientes de segurança e saúde é importante para qualquer tipo de negócio. Estabelecer políticas e montar programas de treinamento ajuda a reduzir não só a perda de tempo de trabalho e custos com indenizações como também muda o caminho e os custos relacionados à substituição e reciclagem de funcionários. O raciocínio? Uma empresa que se importa com seus funcionários fica com eles por mais tempo. Trabalho em excesso é ruim e satisfação completa com o trabalho é gratificante. O resultado final? Melhor produção e qualidade. Vejamos então modos para construir um programa eficiente de segurança e saúde.

A Cipa 

Em primeiro lugar, você deve levar em consideração formar uma Comissão Interna de Prevenção de Acidentes. Essa abordagem deve envolver todos os níveis da organização, desde gerentes administrativos até os funcionários da linha de montagem, se você produz produtos. Isso exige formar conselhos, que são responsáveis por áreas como segurança, saúde e meio-ambiente, educação e treinamento, comunicação, administração interna e assim por diante. O líder desse conselho então forma um conselho central. Cada conselho se encontra periodicamente para auxiliar e assegurar que as funções de sua responsabilidade estão sendo cumpridas.

A Cipa, por exemplo, pode ser responsável por colocar estatísticas de segurança atualizadas em lugares estratégicos das instalações ou manter um quadro de avisos de segurança com fatos úteis e informação que será proveitosa e interessante para os funcionários. Suas reuniões programadas podem ser usadas como brainstorm para conseguir informações para o quadro de avisos ou para compilar estatísticas para serem espalhadas.

As reuniões do conselho central são utilizadas para atualizar o coordenador de segurança sobre as atividades de cada grupo e sugerir áreas que precisam ser conferidas. A identificação destes locais são passadas para o conselho apropriado.

Esse tipo de programa pode reduzir significativamente o número de acidentes da sua organização, não são só pelo treinamento de segurança e de educação, mas por aumentar o conhecimento dos funcionários sobre segurança. Quando eles observam e são envolvidos em atividades de segurança, mantêm-se em maior sintonia com a segurança em geral e se tornam trabalhadores mais cuidadosos. Basicamente, você está mudando o comportamento deles para incluir a segurança como modo de vida.

Incentivos de segurança
Além de construir conscientização e atrair o apoio dos funcionários pelos programas de segurança através da abordagem dos conselhos de segurança e saúde, você pode encorajar os hábitos de segurança no trabalho dando incentivos e prêmios. Usado como forma de reforço positivo, prêmios e incentivos podem ser baseados nos critérios que você escolher.

Entretanto, os programas de incentivo não trazem vantagens se:

• o prêmio não é entregue imediatamente, então a ação não é reforçada da maneira que deveria para ter um verdadeiro reforço positivo;
• o prêmio é dado a todos os funcionários ou a uma equipe ao invés de somente para os indivíduos que realmente se sobressaíram;
• o prêmio em si não tem valor para todos os funcionários. Afinal, de quantas camisas ou canecas você precisa?

Quais as lições a serem aprendidas aqui? Se você oferece incentivos, siga estes conselhos:

• faça da entrega do prêmio um evento diário ou no máximo semanal;
• reconheça verbalmente os funcionários imediatamente toda a vez que eles fizerem um bom serviço ou ato de uma maneira segura e responsável numa crise ou situação inesperada;
• certifique-se que os incentivos e prêmios tenham valor para eles. Saiba a opinião deles em relação aos prêmios que teriam maior importância. Você pode se surpreender.

Independente dos métodos que você escolher para motivar e incentivar as áreas de segurança e saúde, celebre o sucesso dos funcionários e reconheça seus esforços. Isso é eficaz em qualquer setor de negócio e deveria ser obrigação de todos os gerentes.

Assuntos ambientais
Com assuntos de segurança e saúde aparecem as preocupações ambientais, tanto externos como internos. Os dejetos e subprodutos do seu processo de produção têm que ser trabalhados do mesmo modo que o processo. Os resíduos tóxicos ou químicos ligados ao processo de fabricação possuem exigências estritas na remoção e armazenagem. Em muitas fábricas que usam produtos perigosos, é o gerente de operações que precisa estar ciente dos perigos e exigências ligadas ao armazenamento e remoção. Essas ações devem ser licenciadas por órgãos governamentais.

Dentro das instalações
Dentro das instalações você precisa estar ciente de perigos ambientais como ruído e qualidade do ar, exposição a químicos perigosos e protocolos de limpeza para derramamentos e acidentes. 

Preservação da audição - qualquer negócio deve ter níveis de ruído em média acima 85 dB no período de 8 horas (tempo-média balanceada - TWA). Para trabalhadores expostos a um ruído acima de 90 dB em média de um período de mais de 8 horas, é preciso ter controles administrativos ou projetos de controle implementados. Isso significa que materiais abafadores devem ser usados onde for possível. Os programas de preservação da audição possuem regras para medição da exposição ao ruído, administração regular (e antes da contratação) de testes de audição, avaliação dos testes, proteção auditiva, treinamento dos funcionários e documentos administrativos arquivados de forma adequada.

Vigilância respiratória - os programas são exigidos para negócios que possuem contaminação no ar como poeira, vapores ou gases. Onde for possível, você é obrigado a usar controles planejados para eliminar o perigo, entretanto, em situações onde isso não é possível, respiradores são exigidos para proteger os funcionários da exposição. Um programa respiratório inclui monitoração do ar para determinar os níveis de contaminação, seleções de respiradores, teste de adaptação para uso de respiradores pelos funcionários, teste das funções pulmonares e treinamento sobre os perigos e uso dos respiradores.

Muitos outros perigos ambientais podem existir nas suas instalações, como qualidade interna do ar, perigos de aquecimento do ar e equipamentos perigosos. Cada um desses assuntos deve ser visto e, quando possível, colocado fora do processo. Se isso não for possível então o equipamento individual de proteção deve ser fornecido para proteger os funcionários.

Fora das instalações
O lixo faz parte de todos os empreendimentos. Seja você fabrica um produto ou oferece serviços, sempre existe a questão do lixo para tratar. Ele pode estar na forma de emissões e resíduos ou simplesmente como lixo de escritório. Eliminando ou lidando de maneira correta com o resíduo que seu negócio produz, você pode afetar a produção de maneira significativa, assim como ajudar o meio-ambiente. Reduzir o lixo no seu processo é apenas o primeiro passo. Leve em conta a energia gasta para armazenamento, transporte e descarte destes resíduos. Reduzindo a quantidade do lixo, você também reduz os custos associados a ele.

Para começar o processo de redução do lixo, você deve primeiro identificar onde ele está. Use algumas das técnicas que vimos na seção de análise de processo e avalie o lixo que seu negócio produz. Procure em áreas como:

• na fabricação do produto, em documentos ou outros processos;
• no empacotamento desses itens;
• design de produto ou documento que tem lixo inerente;
• o ambiente de suas instalações e os problemas que podem levar ao lixo (por exemplo, as distâncias necessárias para transportar materiais ou produtos podem ser reduzidas para poupar custos com os veículos e emissões);
• lixo no estoque, armazenamento e sistemas de pedidos;
• técnicas de descarte de lixo e custos associados.

Assim que as áreas que produzem lixo forem identificadas, comece o processo para repensar em como elas podem ser melhoradas. Sua melhor opção é eliminá-lo. É possível eliminar ou reduzir os resíduos através da reengenharia do processo? Você pode reutilizar materiais ? Você pode fazer reciclagem? Aqui estão algumas idéias para ajudá-lo a começar:

1. use a parte de trás do papel que sobrou para anotações ou para imprimir rascunhos de documentos;
2. recicle o papel do escritório;
3. retire assinaturas de revistas e correspondência inútil que você não precisa receber;
4. recicle outros lixos como latas, garrafas e papelão;
5. contacte empresas locais de reciclagem ou organizações de escoteiros que querem seus recicláveis;
6. devolva contêineres e estrados para os fornecedores reutilizarem quando for possível;
7. coloque timers ou sensores de movimento nas lâmpadas.

Essas idéias podem ajudar a reduzir a quantidade de lixo do escritório, o que vai reduzir também os custos para descartá-lo. Algumas destas ações podem ser voluntárias, outras não.

A ISO - Organização Internacional para Padronização (em inglês) também tem um padrão com relação ao meio-ambiente conhecido como ISO14000 que muitas empresas adotaram. Algumas vezes indústrias fornecedoras requerem a participação dos seus clientes.

A ISO 14000 foi desenvolvida para se dirigir a assuntos como sistemas de cuidado ambiental, auditorias de ambientes, avaliações de performances ambientais, padrões de classificação, avaliações de ciclos vitais, aspectos ambientais em padrões de produtos e termos e definições padronizadas. Seu objetivo é oferecer um sistema de administração padrão para os negócios que querem ser ativos na proteção do meio-ambiente mais do que reativos às exigências e multas do governo. Normalmente, as companhias que participam também reduzem seus custos associados ao lixo.

Visite o site da ISO para obter mais informação sobre o ISO 14000 e suas diretrizes e certificação.