Aplicando tudo isso no seu negócio

Todo negócio, independentemente do seu tamanho, tem processos que podem ser melhorados. Se você é dono de um pequeno negócio ou gerente de operações então você tem que concordar que sempre existe espaço para melhorias. Como exemplo, vamos voltar àquela barraca de cachorro-quente com ótima localização no centro. Por razões que você não consegue entender, você não está tendo os lucros que esperava mesmo com os negócios indo bem.

Primeiramente, comece revendo os relatórios de lucros e prejuízos mensais. O quadro atual está muito ruim? Você consegue identificar momentos piores que outros? Eis alguns passos que pequenos negócios como o seu podem dar para melhorar sua situação atual:

• comece mapeando os períodos fracos do negócio. Isso vai permitir que você ajuste o número de funcionários para os momentos mais ou menos movimentados;
• verifique seus aluguéis, cartões de crédito, empréstimos e outros gastos que podem ser negociados para obter taxas melhores;
• encontre estoques mais baratos (veja algumas dicas na seção sobre cadeias de fornecimento);
• coloque opções na lista que possam aumentar a venda total por cliente;
• divida o custo de cada item para ter certeza que está cobrando a quantia certa;
• certifique-se de não estar sendo fraudado pelos empregados. Inicie algumas medidas de controle como contagem de copos ou outros itens necessários antes de cada turno para saber se os produtos estão sendo distribuídos ao invés de vendidos.

De olho no progresso
Se uma imagem vale mil palavras, então mapear o progresso das melhorias do seu processo fornecerá uma melhor compreensão dele. Ele não apenas se tornará mais interessante de se olhar, como tende a ser mais fácil de entender e representar com mais precisão do que descrições verbais. Dito isso, vamos ver algumas diretrizes para fazer seu mapa lhe dizer o que você precisa saber:

• consiga a contribuição de todos os envolvidos acerca dos tipos de informações que serão coletadas e como devem ser exibidas;
• faça uma programação para atualização dos mapas e certifique-se que alguém é responsável pela avaliação dos dados necessários no tempo certo. Atualizações diárias, semanais e quinzenais são úteis em muitas áreas;
• determine o propósito exato de cada mapa;
• determine as unidades de medidas mais lógicas;
• defina um formato padrão e olhe para que assuntos como "tempo" sejam sempre medidos da mesma maneira;
• evidencie sua meta ou objetivo;
• deixe espaço para informações especiais e anotações abaixo ou ao lado do mapa;
• dê referências sobre as médias anuais, mensais ou semanais ou ainda informação acumulada no ano;
• inclua a informação atual de melhor performance e registre-a;
• coloque fotografias onde for possível para reforçar a mensagem que aquele mapa está passando.

Ilustre seu progresso para os funcionários
Considere usar o método japonês de motivação visual (VM) para reforçar aos funcionários o sucesso e progresso dos seus esforços. Isso pode ser tão simples como colocar mapas de antes e depois que ilustrem graficamente como o processo melhorou e talvez até as economias relacionadas a ele. Coloque-os na área de trabalho do processo a que são relacionados.

Mostre também os mapas de progresso de que falamos acima para que os funcionários possam ver o benefício que está sendo produzido com as mudanças das quais eles estão participando.