Plano de comunicação interna

Outro trabalho importante de uma equipe de comunicação de crises é selecionar um diretor de comunicações internas. O trabalho dessa pessoa é cuidar da segurança de todos os funcionários e colaboradores, incluindo clientes, vendedores, vizinhos e líderes da comunidade. Se uma crise acontecer, como um incêndio ou um tiroteio em uma escola, o diretor de comunicações internas trabalha com a polícia e com oficiais de emergência para passar as informações essenciais a todos os envolvidos, como funcionários, equipes, professores, alunos e pais.

Durante o estágio de planejamento da comunicação de crise, o diretor de comunicações internas reúne informações de contato de todos os funcionários e colaboradores. Essas informaçãos de contato devem ser completas (número do telefone residencial e do celular, endereço de e-mail, mensagem instantânea (MI) e números de fax) e atualizadas freqüentemente.

Fotógrafo: Assignments | Agência: Dreamstime A criação de um plano antes de a crise acontecer ajudará a evitar confusão e mais perigo

Para facilitar seu trabalho, o diretor de comunicações internas pode considerar a implementação de um sistema de notificação de emergência, para entrar em contato com milhares de colaboradores instantaneamente. Muitos serviços por assinatura permitem que uma pessoa envie uma mensagem de emergência para todas as plataformas de comunicação simultaneamente (telefone, e-mail, MI e fax).

Por meio desses serviços, uma notificação pode ser emitida pela Internet, por e-mail ou, até mesmo, pelo telefone. Uma grande vantagem dos sistemas de notificação de emergência por assinatura é que os funcionários e os colaboradores podem atualizar suas próprias informações de contato diretamente no sistema e colocar as preferências pela melhor maneira de serem encontrados em uma emergência.

Estratégia de mídia

Um membro da equipe de comunicação de crises precisa estabelecer e manter um relacionamento com a mídia local antes que uma crise aconteça. As relações com a mídia são uma das responsabilidades principais das relações públicas, então, esse trabalho ficaria com o membro da equipe que possui mais experiência nesse setor.

É importante cultivar um relacionamento aberto e de confiança entre a empresa e os repórteres que fazem sua cobertura. Isso é feito por meio do envio de histórias, idéias e comentários de especialistas para os repórteres em todos os momentos, não apenas durante as crises. O especialista em relações com a mídia deve manter uma lista atualizada de todos os repórteres locais e nacionais que fazem a cobertura da indústria, contendo suas informações de contato e seus prazos.

Lista de potenciais fraquezas

Na prática geral de administração de crises, recomenda-se que uma empresa ou organização se submeta a uma auto-avaliação honesta para prever onde as potenciais crises podem aparecer. Algumas vezes pode ser necessária a contratação de uma empresa de relações públicas para examinar a organização por inteiro em busca de falhas no julgamento ético ou legal.

A equipe de comunicação de crises estuda essa lista de crises em potencial e cria temas de discussão.

Fichas informativas e outros documentos

Como parte de um plano de comunicação de crises, alguém precisa manter fichas informativas atualizadas sobre a empresa e seus programas. Se uma crise ocorrer, essas informações podem ser distribuídas aos repórteres em entrevistas coletivas ou particulares.

Um plano de comunicação de crises só é bom se for ensaiado, atualizado e mantido com cuidado. Informações de contato antigas são inúteis durante uma crise, assim como um relacionamento fraco com a mídia. Membros da equipe de comunicação de crises precisam se reunir regularmente para conferir as possibilidades e garantir que todos estejam bem treinados em suas funções.

Agora vamos saber como uma comunicação de crises funciona durante uma crise real.