Entrevistas coletivas e blogs

Foto cedida por Dreamstime Tenha alto-falantes disponíveisdurante uma entrevista coletiva

O próximo passo é realizar uma entrevista coletiva. Mais uma vez, essa é uma oportunidade para controlar a mensagem. O trabalho da mídia é comunicar as últimas informações disponíveis. Se os repórteres não conseguirem essas informações diretamente com a organização em crise, eles irão procurar em outros lugares, sendo mais provável que comuniquem fatos incorretos e até mesmo rumores [fonte: U.S. Department of State (em inglês)]. Esse é um bom momento para distribuir fichas informativas sobre a organização e quaisquer comunicados recentes sobre a crise à imprensa 

O porta-voz irá realizar a entrevista coletiva. Recomenda-se que apenas o porta-voz ou pessoas bem treinadas em relações públicas falem durante a entrevista coletiva. Todos que planejam falar e responder às perguntas devem ensaiar suas declarações e respostas várias vezes antes da entrevista coletiva. Eles devem estar preparados, com temas de discussão determinados, para responder às perguntas difíceis que provavelmente aparecerão durante a entrevista [fonte: NewsPlace (em inglês)].

Quando estiver se preparando para fazer declarações, recomenda-se que o porta-voz se coloque no lugar das vítimas e responda de maneira que esteja de acordo com as necessidades delas.

Além disso, todas as declarações devem se concentrar em duas ou três mensagens simples que possam ser facilmente lembradas por todos na sala.

Nunca é uma boa idéia comentar sobre qualquer assunto além do âmbito da questão ou especular sobre uma situação em que todos os fatos ainda não estejam claros. É melhor dizer "eu não sei" ou "ainda estamos investigando isso" no lugar de improvisar teorias.

Acima de tudo, nunca minta. A honestidade e a integridade são as melhores maneiras de preservar a imagem e a reputação de uma organização. A verdade aparecerá com o tempo e, quando isso acontecer, os resultados serão bem mais graves.

Escrevendo em um blog durante uma crise

Se a empresa já possui um blog, ele pode ser uma ferramenta eficaz para a comunicação durante uma crise. Os blogs têm várias vantagens sobre a mídia tradicional e os comunicados à imprensa.

• Escrever no blog é imediato. Isso permite que a empresa responda com rapidez às preocupações públicas crescentes e corrija as deturpações na mídia.
• A capacidade dos blogs para a postagem de vídeos e fotos permite uma cobertura quase em tempo real de como a empresa está trabalhando para resolver a crise [fonte: Micro Persuasion (em inglês)].
• Graças à natureza do blog (aberto e sincero), ele pode dar um ar mais humano à empresa em crise.
• O público pode fazer comentários e perguntas diretamente no blog, criando um excelente fórum para dissipar os rumores e esclarecer a mensagem de uma empresa.

Mesmo que uma empresa ainda não tenha um blog, alguns especialistas recomendam a criação de um "blog de reserva", que pode ser lançado rapidamente na ocorrência de uma crise [fonte: Corporateblogging.info (em inglês)]. Como parte do estágio de planejamento de comunicação de crises, os membros da equipe podem usar a lista de fraquezas e vulnerabilidades para construir "blogs de depósitos seguros", com mensagens feitas para lidar com todas as potenciais crises [fonte: Micro Persuasion (em inglês)].

Como parte da estratégia de mídia pré-crise, é bom estabelecer relacionamentos com indústrias importantes e bloggers locais e não apenas com repórteres de jornais e televisão. Essas "alianças" podem ser fontes poderosas de movimentos populares e de imprensa boca-a-boca para combater notícias negativas na grande mídia [fonte: Micro Persuasion (em inglês)].

Agora vamos ver o papel da comunicação de crises depois que a crise inicial tiver acabado.