Contratando um organizador de conferência pela Internet

Você pode cuidar de todos os detalhes de uma conferência pela Internet - desde os convites e planejamento antes do evento até o próprio evento e o seguimento depois da conferência. Mas contratar um organizador de conferência pode facilitar todo o processo.

Empresas que trabalham como organizadoras de conferências pela Internet são especializadas no programa e nos serviços necessários para fazer um evento fluir tranqüilamente. Além do conhecimento e da tecnologia, os organizadores de conferências pela Internet também podem assumir um pouco do trabalho para facilitar a sua tarefa.

Fotógrafo: Dewayne Flowers | Agência: Dreamstime Os serviços de organização de conferências pela Internet oferecem suporte técnico ao vivo

No nível mais básico, os organizadores de conferências pela Internet oferecem o espaço que você precisa. Você não pode realizar uma conferência pela Internet sem o espaço no servidor e a banda para acomodá-la. Em vez de realizar uma conferência no servidor de sua empresa, um organizador permite que você e os participantes acessem o servidor dele, usando um link e um código de acesso.

Muitos organizadores de conferências pela Internet também eliminam o tempo e o conhecimento necessários para instalar e manter um programa de conferências dentro da empresa. Você e os participantes podem utilizar recursos como bate-papo, compartilhamento de arquivos, de pesquisas simples e de resultados, lousa virtual e transmissão de vídeos, sem nenhum programa específico. No entanto, pode ser necessário baixar um programa para os recursos interativos, como pesquisas complexas e controle remoto do computador de um participante.

Além disso, as empresas que organizam conferências pela Internet oferecem uma equipe treinada para dar suporte, como supervisores de evento para cuidar dos detalhes de registro e organização, e um suporte técnico ao vivo para responder perguntas antes da conferência ou resolver quaisquer problemas técnicos durante a conferência.

As empresas de organização de conferências pela Internet têm preços variados para os programas e os serviços agregados. Os mais comuns são:

• assinatura mensal fixa: uma taxa mensal paga pelos serviços necessários para todas as conferências pela Internet realizadas nesse período;
• licença paga por uso: uma taxa única ou anual, mais um custo por minuto para cada conferência;
• licença por ocupante: uma taxa única, mais um custo por cada participante (ocupante);
• licença de usuário nomeado: uma taxa anual, mais um custo por organizador de conferência (usuário nomeado) por ano.

Empresas maiores podem comprar várias licenças de acordo com a taxa de licença individual.

Se planeja usar uma empresa que organiza conferências pela Internet, você tem dezenas de opções. Além do custo e do tipo de licença, aqui estão alguns fatores a serem considerados antes de tomar a sua decisão:

1. requisitos do sistema - a maioria dos programas para conferência é desenvolvido para o sistema operacional Windows;
2. funções específicas necessárias no programa: você pretende usar a lousa virtual? O bate-papo? As pesquisas interativas? Pretende gravar a reunião?;
3. serviços específicos necessários, como um supervisor de eventos para ajudar;
4. facilidade de uso, tanto para qualquer instalação necessária do programa quanto para as funções que você usará durante a conferência;
5. segurança, em termos de acessibilidade da reunião e do nível de criptografia do sistema e da segurança certificada pelo fornecedor;
6. qualidade do produto e conhecimento que o fabricante tem sobre conferências pela Internet;
7. serviço de atendimento ao consumidor, com base na experiência de outras empresas.

Nenhuma conferência será um sucesso sem o planejamento adequado. Na verdade, é provável que você gaste mais tempo com o planejamento do que com a própria conferência. Veja a próxima página para encontrar mais informações sobre como planejar uma conferência bem-sucedida pela Internet.