Planejando uma conferência pela Internet

Nenhuma conferência pela Internet fluirá tranqüilamente sem o planejamento adequado. Planejar uma conferência pela Internet não precisa ser complicado. Pense no planejamento da conferência pela Internet como se fosse o de qualquer apresentação ao vivo - mas com algumas considerações tecnológicas a mais.

Fotógrafo: Marcin Bakerzak | Agência: Dreamstime Organizar uma conferência pela Internet exige planejamento

Provavelmente, o primeiro passo seja reconhecer que você não pode esperar até o último minuto para planejar uma conferência pela Internet. Você precisa começar cedo. Por exemplo, você precisará contratar uma empresa de organização, isso se você já não tiver uma para suas conferências pela Internet ou se as organiza dentro da própria empresa.

Embora cada conferência pela Internet seja diferente, aqui estão alguns passos que o ajudarão a planejar a sua.

1. Defina o que você planeja realizar e limite-se ao que pode ser abordado no tempo designado para a conferência.
2. Entre em contato com a empresa de organização, se estiver usando uma, para marcar a data e a hora da conferência, tratar dos detalhes básicos (como requisitos do sistema para o computador que você usará) e receber os links e códigos de acesso para enviar aos participantes. Pense na possibilidade de marcar meia hora extra no caso da conferência se prolongar.
3. Decida quem deve comparecer e use o programa de conferência para convidar essas pessoas. Envie aos participantes o link e o código de acesso necessários para a participação.
4. Crie uma agenda de uma página com os horários. Com base nela, reúna o conteúdo da reunião, inclusive planilhas, apresentações e documentos. Crie ou peça para alguém preparar o material que será usado pelo programa de conferência. Teste esses materias antes da conferência.
5. Reconheça que os participantes não ficarão interessados em simplesmente ver alguém falando. Mantenha a dinâmica! Use a tecnologia disponível para variar as atividades com vídeos ou slides, pesquisas interativas, compartilhamento de aplicativos ou com a lousa virtual.
6. Crie pelo menos um slide, que aparecerá quando os participantes acessarem o servidor, para que saibam que estão na conferência certa. Ele pode incluir a agenda ou os assuntos que serão citados durante a conferência.
7. Determine as expectativas dos participantes, avise como eles devem se preparar e envie com antecedência quaisquer materiais necessários. Envie também um lembrete do link e do código de acesso.
8. Prepare uma pesquisa online para que os participantes respondam (ou que você possa enviar aos e-mails deles) depois da conferência para saber suas opiniões.
9. Pratique para que você saiba usar as ferramentas de moderador para responder às perguntas ou deixar os participantes mostrarem seus materiais ao grupo.
10. Se possível, realize um ensaio geral da conferência pela Internet - ou pelo menos das apresentações - com uma semana de antecedência e faça as mudanças necessárias.
11. Tenha uma outra pessoa em sua empresa para oferecer suporte técnico local durante a conferência pela Internet para que você se concentre na organização.
12. Chegue com pelo menos meia hora de antecedência para abrir o programa de conferência antes da reunião começar. Certifique-se de que as conexões e o conteúdo estejam funcionando corretamente.
13. Grave a conferência para aqueles que não podem comparecer.
14. Depois da conferência, envie um e-mail agradecendo os participantes e pedindo que respondam a pesquisa. Registre e use os resultados da pesquisa para aprimorar as próximas conferências pela Internet.

A segurança é essencial no planejamento de uma conferência pela Internet. Você quer se certificar de que só os convidados compareçam - e quer que a segurança do sistema seja reforçada. A seguir, vamos olhar mais de perto os problemas de segurança relacionados às conferências pela Internet.