Privacidade e segurança das conferências pela Internet

À medida que as conferências pela Internet crescem, tanto as empresas que participam quanto as que oferecem o programa e os serviços de organização de conferência percebem a necessidade de padrões para privacidade e segurança.

A privacidade da conferência pela Internet protege os registros dos funcionários, além das informações particulares e da participação de indivíduos envolvidos em uma conferência. A segurança da conferência pela Internet protege as informações que uma empresa ou agência governamental não quer compartilhar porque poderiam afetar os planos ou lucros da empresa, ou a segurança nacional. Os padrões da conferência pela Internet ajudariam a proteger essas duas necessidades.

Fotógrafo: Andres Rodriguez | Agência: Dreamstime Quando estiverem considerando organizar conferências pela Internet, os organizadores devem prestar bastante atenção na segurança

Como qualquer atividade que envolve a Internet, a conferência corre o risco de que hackers e concorrentes da empresa possam ouvi-la ou pegar informações apresentadas nela. Durante a conferência pela Internet, os dados são armazenados temporariamente em um servidor compartilhado - que pertence à própria empresa ou à empresa que está oferecendo os serviços de organização. É nessa hora que os dados ficam mais vulneráveis aos ladrões.

Como proteção, a maioria das empresas de organização de conferências pela Internet usa três métodos para a segurança dos dados durante uma conferência:

1. criptografia com a tecnologia Secure Sockets Layer (SSL) para deixar os dados ilegíveis para qualquer um além dos destinatários desejados;
2. fluxo de dados não contínuo. Os dados criptografados passam constantemente entre o computador do organizador e os dos participantes em vez de ficarem armazenados em um único computador;
3. controle de invasão, que escaneia a rede para encontrar usuários não autorizados e interrompe uma porta de transferência para negar o acesso deles.

Embora cada empresa de organização tenha sua própria estrutura de segurança, elas estão de acordo com padrões informais da indústria. Os padrões da Internet - como aqueles para a segurança da conferência pela Internet - muitas vezes são baseados em especificações desenvolvidas pelo Internet Engineering Task Force (IETF). Por isso, os fabricantes, as empresas de organização de conferências e as outras concordaram voluntariamente com os padrões e os seguem.

Percebendo a necessidade, o IETF estabeleceu o Centralized Conference Working Group (XCON) em 2003 para recomendar os padrões para a conferência pela Internet. O XCON está desenvolvendo um conjunto de protocolos padronizados para conferências multimídia, em que segurança reforçada e exigências de autorização são necessárias. Embora o XCON ainda esteja trabalhando em partes nisso, as empresas estão usando algumas recomendações completas em suas estruturas de segurança. É por isso que você pode ver o XCON mencionado nas descrições dos sistemas de segurança de empresas que organizam conferências.

Como o organizador de uma conferência pela Internet, você pode fazer algumas coisas para garantir que a conferência tenha a segurança adequada. Aqui estão algumas delas:

1. se estiver usando serviços de organização, verifique como a empresa garante a segurança da conferência e certifique-se de que a segurança está de acordo com as suas necessidades. As empresas geralmente oferecem informações detalhadas em seus sites e podem responder suas perguntas. Procure pelo cumprimento dos padrões do IETF ou XCON e por certificação de terceiros;
2. envie convites por e-mails seguros e apenas para uma lista cuidadosamente escolhida. Se a conferência envolve informações confidenciais, você pode não querer divulgá-las fora desse grupo;
3. verifique novas entradas durante a conferência. Preste atenção em participantes que não foram convidados e interrompa o acesso deles. O programa de conferência pela Internet geralmente tem essa função;
4. decida quais informações devem ficar disponíveis para quais participantes - e em que momento durante a conferência. Nem todos precisam ter acesso a informações confidenciais, e elas podem "ficar em jogo" por pouco tempo.

Por fim, não pare de pensar sobre segurança quando a conferência acabar. Por exemplo, certifique-se de que a empresa que organizou a conferência apague os dados confidencias de seus servidores imediatamente após a conferência. Limite o acesso à gravação da conferência, e se apresentar um podcast, edite o vídeo com cuidado para remover informações confidenciais.

A seguir, vamos ver as opções de conferências pela Internet para empresários autônomos.